Більшість користувачів Microsoft Outlook щодня стикаються з переповненою поштою, де важливі листи губляться серед рекламних розсилок. Як зазначає How-To Geek, головна причина — відсутність правильної організації в налаштуваннях самої програми, пише Kreschatic.
Outlook має набір інструментів, які допомагають розділяти, сортувати та очищати листи автоматично. Вони працюють швидко, без потреби у сторонніх додатках, і дозволяють зберегти інбокс у порядку.
1. Активуйте Focused Inbox
Функція Focused Inbox ділить пошту на дві вкладки — «Важливі» та «Інші». У першій зберігаються ключові повідомлення, у другій — розсилки, реклама та повідомлення низького пріоритету.
«Якщо важливий лист потрапив до “Інших”, клацніть правою кнопкою миші та оберіть “Перемістити до важливих”. Outlook запам’ятає цей вибір і надалі фільтруватиме подібні листи правильно», — пояснює автор How-To Geek.
Щоб увімкнути функцію, відкрийте вкладку «Вигляд» → «Параметри відображення» → «Сортувати повідомлення на важливі та інші».
2. Створіть папки та використовуйте правила
Outlook дозволяє створювати окремі папки й автоматично надсилати туди потрібні листи. Це найзручніший спосіб систематизувати вхідні повідомлення.
Корисні ідеї:
- створіть папку «Робота» для ділового листування;
- окрему папку «Прочитати пізніше» для розсилок;
- фільтр «Спам» для небажаних повідомлень.
«Я відправляю всі розсилки до окремої папки й ніколи не бачу їх у головному інбоксі — це економить час і нерви», — ділиться автор статті.
Щоб налаштувати правило, клацніть на листі правою кнопкою, оберіть «Правила» → «Створити правило» та задайте критерії.
3. Очистіть пошту за допомогою Sweep
Інструмент Sweep допомагає швидко видаляти або переміщати листи від одного відправника. Це чудове рішення, якщо ви не хочете вручну чистити сотні повідомлень.
«Sweep дозволяє зберігати лише найновіші листи або видаляти ті, що старші за 10 днів — це простий спосіб підтримувати чистоту», — зазначається в матеріалі.
Щоб скористатися, виберіть потрібний лист, натисніть три точки у верхньому меню, далі «Sweep» і задайте потрібну дію.
4. Вимкніть непотрібні ланцюжки через Ignore
У великих компаніях часто трапляються масові ланцюжки, де всі відповідають «Дякую» чи «Чудово!». В Outlook є опція Ignore Conversation, яка автоматично надсилає всі такі листи до кошика.
«Функція Ignore дозволяє миттєво прибрати з очей зайву переписку — навіть майбутні відповіді не потраплятимуть у вашу пошту», — пише How-To Geek.
Щоб активувати, відкрийте потрібний лист, натисніть стрілку поруч із іконкою «Видалити» та виберіть «Ігнорувати».
5. Змініть щільність перегляду листів
Outlook має три режими перегляду — Roomy, Cozy і Compact. Вони впливають на щільність відображення повідомлень у вікні.
- Roomy — стандартний вигляд, з великими інтервалами;
- Cozy — збалансований режим для щоденної роботи;
- Compact — щільний формат, який дозволяє бачити більше листів одночасно.
«Компактний режим зменшує шрифти й інтервали, тож інбокс виглядає охайно навіть із сотнями листів», — наголошується у статті.
Для зміни відкрийте вкладку «Вигляд» → «Щільність» і оберіть зручний варіант.
Нагадаємо, раніше ми писали про те, як знайти ефективні низькочастотні запити для просування сайту в Google.
